Eva je poklicana na sestanek s Kristijanom. Založi se z podatki razvoju zaposlenih, izobraževanjih, stroških, aktivnostih in ocenami zaposlenih. Pričakuje, da bo novega direktorja le zanimalo kakšen plan ima HR z izobraževanji za vse spremembe, ki jih je napovedal.
Začneta s sestankom in Kristijan jo vpraša: “Na katerih projektih me potrebujete in katere in kakšen je komunikacijski plan?”
Evo je skoraj kap 😮! Vprašanja ni ravno razumela. Kakšen komunikacijski plan? Trenutno je HR obesil informacije na intranet in zaposleni jih tako ali tako niso radi brali. Če pa so jih prebrali, pa navadno sporočila niso razumeli. Zato si z informiranjem, do tega trenutka, ni preveč belila glave.
Eva rahlo poklapana odide iz sejne sobe. Kristijan jo je s svojo dostopnostjo in proaktivnostjo res presenetil. Ne ve točno kaj naj si misli. Ne ve niti kako naj se teme sploh lot.
Sesede se za računalnik in začne brskati po internetu. Dobro si je zapomnila! Kristijan je rekel, da morajo predvidene spremembe pravilno planirati in nato tudi izvesti. V brskalnik vpiše: Upravljanje sprememb. Začudena kaj hitro naleti na delavnico na to temo! Osnove! In že brska za termini. “Odlično!” si misli. “Prvi termini so na voljo že v aprilu”.
Kaj Kristijan dela prav? In kaj bo Eva spoznala kot eno izmed osnov upravljanja sprememb?
Ljudje/zaposleni morajo slišati pravo informacijo od pravih ljudi! Vendar pa to ni dovolj. Komunikacija je le ena in niti ne prva komponenta uspešne spremembe.
Preberi več: Komunikacija ni dovolj!
Me gleda kot tele v nova vrata!
Eva ekipi navdušeno razloži kakšen plan ima Kristijan in kako super je. A ekipa ostane hladna 😒
Misli si: Zakaj me gledajo kot teleta v nova vrata?
Ne glede na njeno navdušenje in prepričanje kako je to nekaj kar nujno potrebujejo, je ekipa slišala le:
- Imeli boste še več dela
- Učiti se boste morali nove programe/sisteme/način dela – torej imeli boste še več dela
- Zaradi optimizacije procesov bo sigurno nekdo letel
Kaj lahko narediš, da se ne znajdeš v podobni situaciji?
✅ Ekipi jasno predstavi ZAKAJ bo do plana prišlo.
✅ Povej kaj to pomeni za vsakega posameznika.
✅ Povej kaj so prednosti plana in kakšna so tveganja, če se plan ne izpelje.
✅ Ponudi podporo!
Eva se po sestanku zatopi v analizo. Kaj je šlo narobe? Po nekaj minutah tuhtanja, še eni kavi in čokoladici iz avtomata jo prešine. Pa saj oni sploh ne vedo ZAKAJ se bomo plana lotili!
V trenutku se zave, da je svojo ekipo spravila v velik občutek negotovosti. Spodrsljaj želi čim hitreje popraviti. Pobrska med gradivi, ki jih je našla na spletu in najde pravo pomoč.
Kaj komunicira vodja? Prenesi odkljuknico!
Kmalu mora na sestanek s Kristijanom zato Eva vneto študira komunikacijski plan. Zdaj ji je jasno! Ni čudno da do sedaj ni bilo nobenega učinka.
Komunikacija mora biti osredotočena na ljudi na katere projekt/sprememba vpliva. Ne pa na tehnične podrobnosti kako bo projekt izpeljan in kaj dela projektna ekipa.
Preberi več: Vaš komunikacijski plan ukazuje ali komunicira?
Kot, da bi govoril steni!
Alen že petič piše navodila za CRM sistem, ki so ga nedavno vpeljali v organizaciji 😒 V sistemu so še vedno le osnovne informacije, ostalo pa si posamezniki vodijo v lokalnih dokumentih 🤬.
Alen si misli: Ali pa če bi govoril steni!
Ljudje so bitja, ki se sprememb bojijo. Prav tako zavračajo skoraj vse, kar jim nekdo vsiljuje.
Kaj lahko narediš, da si prihraniš Alenovo delo?
✅ Jasno definiraj katere so prednosti dogovorjene uporabe (What is in it for me – za vsakega uporabnika).
✅ Pogovori se z uporabniki zakaj se sistem ne uporablja.
✅ Pridobi podporo sponzorja, ki bo aktivno stal za dogovorjeno uporabo.
✅ Uporabnikom predstavi širšo sliko (prednosti uporabe in nevarnosti ob morebitni neuporabi).
Alen ob kavomatu sreča Evo. ☕️ Zaupa ji, da res ne ve več, kaj narediti. Že 100x je vsem vse razložil, pa še vedno nobenega premika.
Eva se zamisli…🤔
Ko pride v pisarno, pobrska po svojih shranjenih dokumentih.🧐
Zdi se ji, da je pred nekaj dnevi naletela na zanimiv prispevek ravno na to temo. Najde ga!🥳
Komunikacija ne sme biti naključna.
Preberi več: 5 Nasvetov za boljšo komunikacijo v času sprememb
Spet bomo gagal!
Ura je 10, Kristijan si kuha drugo kavo, ko prejme nervozen klic člana svoje ekipe: “Sem prav slišal, da projekt zaključujemo 2 tedna prej?” Po pritrdilnem odgovoru mu klicatelj zabrusi: “Jah saj, potem bomo pa spet gagal!” 🤢
Klicatelj je informacijo verjetno izvedel neformalno od sodelavca. Ne ve na čem temelji odločitev, kdo se je tako odločil in zakaj. V tej točki vidi le preveč dela.
Kako si lahko prihraniš podobne jezne klice?
✅ Bodi pozoren, da ekipa take informacije vedno izve od svojega vodje in/ali sponzorja projekta.
✅ Pri predaji informacije povej ZAKAJ taka odločitev in na podlagi česa je bila sprejeta.
✅ Imej pripravljen plan in ga deli z ekipo.
✅ Ne pusti jih samih!
[GOSTUJOČE PERO ✒️]
Rdeča, rumena, zelena in modra ali kolerik, sangvinik, flegmatik, melanholik. Vsak po svoje zanimiv in vsak po svoje težak, če ga v spremembo vključimo narobe.
Tokrat je naš tedenski prispevek zapisala Anja Žagar
Vsaka ekipa je sestavljena iz različnih tipov osebnosti in to je potrebno upoštevati tudi pri procesu transformacije. Kako vsakega od tipov vključiti v spremembo in s tem omejiti njegov upor ter olajšati delo vsem vpletenim je kar umetnost. Lahko pa si pomagamo z manjšimi triki.
Preberi več: Kako različni tipi osebnosti vidijo spremembo?
Poglej, zakaj pa ne.
Alen je bil v zadnjih tednih aktiven. Upošteval je Evine nasvete in začel izvajati svoj plan.
Cilj: pripraviti ljudi do uporabe novega CRM-ja, tako kot je bilo mišljeno in ne več iskati drugih načinov.
Po začetnih naporih so se že začeli kazati prvi preboji. Prvič je slišal: “Poglej, zakaj pa ne bi poskusil.”
Kako se je Alen prikopal do prvih zmag?
✅ Ocenil je stanje in naredil strukturiran plan.
✅ Z uporabniki je vzpostavil odprto komunikacijo in odgovoril na njihova vprašanja.
✅ Zagotovil si je podporo sponzorja in vodij ter jih vključil v komunikacijo.
Alenu se odkriva nov svet. Med pogovori s sodelavci odkriva celo vrsto težav z novim CRM-jem in celo vrsto rešitev, ki se ponujajo same od sebe. Malo pa je vendarle jezen. Zakaj mu tega nihče ni povedal že prej! 😤
Alen se vseeno zaveda. Ubral je drugo taktiko. Pri pogovoru s sodelavci uporabi 3 magične besede: “Povej mi več”.
Zakaj in kako taki pogovori delujejo in kaj prinesejo s seboj pa podrobneje v tedenskem prispevku: Moč besedne zveze POVEJ MI VEČ!
Od Kje pa zdaj to?
Alen po malici na svoji mizi opazi kupček papirja. Po nekaj minutah ugotovi, da gre za projektni plan projekta, ki ga vodi sodelavec. Zagleda mail: “Živijo, na mizi sem ti pustil projektni plan. Prosim sporoči mi kdaj se lahko dobiva, da ti predam še ostale informacije.” Alen je zmedeno… ni zadovoljen
Misli si: Od kje pa zdaj to?
Kako se lahko, kot vodja, taki situaciji izogneš?
✅ Zaposlenemu prvi poveš o prevzemu projekta.
✅ Razjasniš ZAKAJ prevzema ta projekt in kako bo to vplivalo na druge njegove naloge.
✅ Skupaj preverita časovnico in izvedljivost.
Kje je Alenov vodja naredil napako?
Vsak vodja nenehno žonglira med petimi vlogami. Vse so pomembne in prispevajo k dobrim odnosom, komunikaciji in hitrejšemu doseganju rezultatov.
Veš katerih 5 ključnih vlog imaš kot vodja?
Preberi v tedenskem prispevku: 5 pomembnih vlog vodje
Bottom line:
The End:
Zadnjih 42 dni smo se posvečali pošiljateljem in prejemnikom informacij. Skupaj z vami smo napisali prvo poglavje Štoparskega vodnika po spremembah.
Alen, Kristijan, Eva in podcenjeni referent HR so nas naučili:
✅ Da morajo prave informacije komunicirati pravi ljudje,
✅ Da mora biti komunikacija strukturirana in načrtovana,
✅ Da naj komunikacijski plan komunicira in ne ukazuje,
✅ Da se komunikacijo da z majhnimi prilagoditvami občutno izboljšati,
✅ Da se različne tipe osebnosti v spremembo vključujemo različno,
Želiš biti na tekočem?
Prijavi se in prigode, razmišljanja ter rešitve naših junakov in vrsto uporabnih vsebin naroči kar na svoj elektronski naslov: