Kristjan in ekipa so nazaj z dopusta. Spočiti in polni energije. Zato ne čakajo niti sekunde in ob vrnitvi že stiskajo glave in kujejo nove plane!
Mi pa jih spremljamo, skozi našo Štoparsko zgodbo. Govorili smo že o komunikaciji in odporu pri zaposlenih, zdaj pa nadaljujemo s 3 poglavjem, ki bo ponovno trajal 42 dni.
Skozi to poglavje se bomo pogovarjali o tem kdo sploh je tisti, ki ima moč v podjetju karkoli spremeniti.
Eva razmišlja o novem sistemu, ki bo bolj učinkovito povezal vse zaposlene. 🤔 💬 Odloči se za nov Sharepoint in vneto začne delati osnutke, kako bodo uvedli nov sistem!
Ampak nekaj, manjka⁉️
In nato jo prešine❗ 💡 Kaj pa, če v celotni proces vključijo še direktorja⁉️ Eva nemudoma pokliče Kristjana❗☎️📲
Kako učinkovito vključiti sponzorja v proces upravljanja sprememb pa preberi v spodnjem prispevku! 📖👇👩💻
5 učinkovitih metod, kako aktivno vključiti sponzorja v proces upravljanja sprememb!
Kje je tukaj sponzor?
Eva zaupa izdelavo plana, uvedbe Sharepointa novemu sodelavcu, vodji HR- Janezu.
Ob kavici v miru pregleda načrt, ampak takoj opazi, da nekaj manjka. ☕
Hitro še enkrat preleti načrt in se sprašuje: “Kje je tukaj sponzor⁉️”
Sponzorji so večinsko top managerji v organizaciji, zato je njihova vpetost pri uvajanju sprememb po Prosci raziskavah ključni dejavnik uspeha projekta.
Aktivni sponzor bo:
✅ Vključen v celotno organizacijo
✅ Ustvarjal, vodil in vzdrževal mrežo aktivnih in predanih podpornikov sprememb
✅ Komuniciral aktivno z zaposlenimi, kaj pomeni sprememba v organizaciji in spodbudil ostale vodje k sodelovanju in podpori spremembe
✅ Aktivno podpiral projekt
✅ Pojasnil posamezne vloge
✅ Poslušal in se odzval na povratne informacije
Kristjan je postal primarni sponzor pri uvajanju novega Sharepointa❗👨💼🗂
Ampak kakšno vlogo ima Kristjan kot sponzor❓
Primarni sponzor je vodja, ki odobri spremembo v organizaciji. Kot prejemnik koristi znotraj organizacije je odgovoren za to, da sprememba uresniči predvidene koristi. Organizacijski nivo, na katerem je sponzor, je odvisen od stopnje tveganja, ki ga prinaša sprememba.
Uspešna vključitev ustreznega sponzorja (vodje) v pobudo vključuje njihovo pripravo in podporo pri aktivnostih, ki jih Prosci imenuje ABC sponzorstva. Le sponzor, ki ima dobro podporo in je na ta način primerno opremljen za podpro spremembi, lahko jasno in v preprostem jeziku artikulira svojo vlogo.
Kaj pa je ABC sponzorstvo❓
Preberi več v našem prispevku: Kakšne so naloge sponzorja?
Kdo je kdo?
Alen pride v pisarno in se udeleži sestanka o uvajanju novega sistema! 👥
Sharepoint bo omogočil boljše povezovanje in večjo preglednost dela. 📝🗃
Med sestankom predstavijo strategijo, kako se bo sistem uvedel in kaj bo nov sistem doprinesel za zaposlene. Ampak Alen je po koncu sestanka še zmeraj zmeden. 🥴 In se sprašuje: “Kdo je kdo?” ter kaj je njihova funkcija ⁉️
Vloga sponzorja je, da jasno opredeli vloge in kaj vloge predstavljajo!
Vloge, ki jih srečamo pri uvajanju sprememb so:
✅ Manager sprememb (Change Practitioner)
✅ Sponzor (Sponsor)
✅ Vodja tima (People manager)
✅ Vodja projekta (Project manager)
✅ Ljudje na katere sprememb vpliva – zaposleni (People)
Veliko tveganje je, da se kot družba pogosto preveč osredotočimo na koncept organizacijske agilnosti, hkrati pa ne razmišljamo o tem, kaj izgradnja agilnost kot taka pomeni.
Izgradnja ključnih kompetenc za uvedbo sprememb, sama po sebi predstavlja spremembo v organizaciji. In ravno izgradnja pravih kompetenc občutno spremeni način upravljanja in uvedbe sprememb.
Kako izgraditi dobre temelje za uspešno uvajanje sprememb v organizaciji?
✅ Zagotovite si PRIMERNE IN UČINKOVITE SPONZORJE
✅ Izgradnja zmožnosti organizacije za upravljanje sprememb je hkrati PROJEKT in SPREMEMBA!
✅ Določite prihodnje stanje organizacije
✅ Pri izgradnji zmogljivosti uvajanja sprememb uporabljajte VEČSTRANSKI PRISTOP
Želiš izvedeti več o vseh nasvetih, ki ti bodo pomagali, da ne narediš napake pri izgradnji organizacijske agilnosti?
Hitro klikni in si preberi več v našem prispevku: 4 nasveti za izgradnjo agilnejše organizacije
Delajo načrt !
Kristjan je pregledal načrt!
Pri pregledovanju je pomislil na vse točke za katere je menil, da niso bile dovolj podrobno razčlenjene!
Zato je poklical Evo in Janeza in skupaj so pregledali seznam prioritet:
✅ Zaposleni morajo razumeti, da potrebujejo bolj učinkovit sistem, ki povezuje zaposlene.
✅ Poznati morajo vizijo, da s povezovanjem zaposleni pogosteje komunicirajo in bodo projekti posledično bolje izpeljani.
✅ Pripraviti je potrebno so dokumentacijo, vključno z načrtom projekta.
✅ Kristijan in drugi ključni deležniki morajo na prav način komunicirati zakaj je nov sistem pomemben za organizacijo.
✅ Potrebno je načrtovati uporabo večstranskega pristopa pri celotni strukturi upravljanja sprememb za lažjo uvedbo novega sistema.
Imate na svojem projektu primernega sponzorja, a ta ne zagotavlja prave sponzorske podpore, ki jo potrebujete za uspeh?🤔 🏆
V raziskavah podjetja Prosci o najboljših praksah pri upravljanju sprememb je aktivno in vidno sponzorstvo definirano kot najpomembnejši prispevek k uspehu projekta. 📈
Naveden je kar štirikrat pogosteje kot kateri koli drug dejavnik. Kljub visokemu odstotku projektov, ki imajo imenovanega primarnega sponzorja, mnogim managerjem sprememb za uspeh manjka prav “pravo” in učinkovito sponzorstvo.🧍
ZAKAJ JE PRAVI SPONZOR POMEMBEN⁉️
Če želite razumeti, zakaj je vloga primarnega sponzorja pri doseganju uspeha spremembe pomembna, razmislite kaj ta vloga v resnici pomeni.
Vodje sprememb pri svojem delu potrebujejo primarnega sponzorja v pravem pomenu besede.
Ta mora aktivno izpolnjevati t.i. ABC sponzorstva:
✅ Aktivno in vidno sodelovanje v celotnem projektu.
✅ Izgradnja sponzorske ekipe.
✅ Sporočanje podpore in spodbujanje spremembe pri zaposlenih.
Če je kateri od elementov ABC sponzorstva odsoten, se vodje sprememb pogosto srečajo z naslednjimi posledicami:
❌ Povečan odpor zaposlenih, vključno z ključnimi vodji v organizaciji.
❌ Pomanjkanje virov za podporo projektu.
❌ Počasno sprejetje spremembe ali popolna zavrnitev spremembe s strani nekaterih delov organizacije.
Želiš izvedeti ali imate ob sebi pravega sponzorja?👀 Preberi naš članek: Imate na svoji strani prave ljudi?
Ali je?
Po Kristjanovih predlogih se Eva in Janez spet znajdeta ob kavici in predelujeta osnutke ter izboljšave načrta. Pri pregledovanju ima Eva pomisleke ter si misli: “Ali je?” 🧾 ☕
Ali sta tudi onadva Kristjana opremila z vsem gradivom, ki ga potrebuje kot sponzor?
V naglici gre skozi cel kup papirjev in končno najde seznam! 📋
Odlično!
Eva ga vneto začne brati in z Janezom si zabeležita glavne točke:
✅ Sta Kristjana obvestila o njegovem pomenu za uspešne spremembe?
✅ Ali sta Kristjana opremila za izvajanje ABC-jev sponzorstva?
✅ Ali Kristjan aktivno in vidno sodeluje v celotnem projektu?
✅ Ali Kristjanu omogočata, da ustvari potrebno podporo za uspešno spremembo?
✅ Ali Kristjan učinkovito komunicira z zaposlenimi?
✅ Ali pomagata Kristjanu, da se izogne največjim napakam, ki jih naredijo sponzorji med uvajanjem sprememb?
✅ Ali sta Kristjana v celoti pripravila in opremila za obvladovanje upora?
✅ Je Kristjan pripravljen, voljen in sposoben praznovati in priznavati uspehe?
✅ Ali Kristjan daje prednost pobudi za upravljanje sprememb in s tem povezanim delom?
Ko razmišljamo o vplivih slabega upravljanja spremembe moramo razmišljati tudi o stroških in tveganjih.
Perspektivi stroškov in tveganj lahko obravnavamo na dveh ravneh: raven projekta in raven organizacije.
Čeprav se zdi, da sta vidika stroškov in tveganj iz zornega kota upravljanja sprememb nekoliko neotipljiva in težko merljiva, je resnica drugačna. Oba je moč ne le oceniti, temveč tudi precej natančno izmeriti. Vidika stroškov in tveganj pomembno vplivata na finančno uspešnost projekta in organizacije kot celote.
Primeri stroškov na ravni projekta so lahko:
🔸️Zamude pri projektu
🔸️Zgrešeni projektni mejniki
🔸️Prekoračitev proračuna
Ter tveganja:
🔸️Odpor (aktiven in pasiven)
🔸️Projekt je ustavljen
🔸️Viri niso na voljo
Te zanima kakšni so stroški in tveganja na ravni organizacije? In kateri so tretji stroški, ki se lahko pojavijo?
Preberi naš prispevek 📖 : Stroški in tveganja slabo vodenih sprememb
Pa dajmo!
Načrt je izdelan, zato Kristjan, Eva in Janez skličejo vse vodje na skupni kick off sestanek.
Predstavijo jim uvedbo novega sistem Sharepoint!
Skozi načrt podrobno predstavita, namen uvedbe in njene prednosti ter kakšne vloge bodo imeli vodje ter kako bodo vodili zaposlene skozi načrtovano spremembo!
Hkrati pa poudarita posledice ter tveganja če ne izboljšajo sodelovanja zaposlenih z novim sistemom:
✅Izguba investicij
✅Izguba strank
✅Prestavljanja projektov
✅Izguba pomembnih delavcev
✅Stres, zmedenost in utrujenost sodelujočih
✅Stroški v organizaciji se ne zmanjšajo itd.
Bottom line:
The End:
Zadnjih 42 dni smo se posvečali vlogi sponzorja pri samem procesu uvajanja novih sprememb v organizaciji.
Prav tako smo se dotaknili tem, kot so stroški in tveganja pri upravljanju sprememb ter kako izgraditi uspešno agilnost.
Skupaj z vami smo tako napisali tretje poglavje Štoparskega vodnika po spremembah.
Alen, Kristijan, Eva ter Janez so nas naučili:
✅ Da mora sponzor biti aktivno vključen v celoten proces upravljanja spremembe
✅ Da mora sponzor zgraditi koalicijo sponzorjev z drugimi vodji podjetja
✅ Da mora sponzor aktivno podpirati spremembo
✅ Da mora sponzor vedeti kakšne so njegove vloge in je vedno up-to-date
✅ Da moramo biti pozorni na stroške in tveganja, ki se lahko pripetijo pri uvajanju sprememb
✅ Da pri izgradnji zmogljivosti uvajanja sprememb uporabljamo VEČSTRANSKI PRISTOP
Ampak to še ni konec in naši junaki že stiskajo glave ter pišejo nove zgodbe skozi katere se bodo naučili marsikaj novega!
Spremljal nas in se uči z njimi!
Želiš biti na tekočem?
Prijavi se in prigode, razmišljanja ter rešitve naših junakov in vrsto uporabnih vsebin naroči kar na svoj elektronski naslov: